Skip to main content
sajn sparar slutförda dokument tills vidare som standard – ingenting raderas automatiskt om inte arbetsytan aktiverar en lagringspolicy. Den här guiden går igenom hur lagringspolicyn fungerar, hur du undantar enskilda dokument, och vad som händer när ett dokument raderas – tillfälligt via papperskorgen eller permanent.

​
Så länge sparas dokument

Slutförda dokument ligger kvar tills vidare. Vill arbetsytan istället rensa automatiskt aktiverar du en lagringspolicy som flyttar slutförda dokument till papperskorgen efter en viss tid. Policyn raderar aldrig dokument direkt – de går alltid via papperskorgen först. Databasen ligger i Stockholm och är krypterad i vila. Automatiska säkerhetskopior rullar av inom 7 dagar, så en raderad uppgift är borta ur driftsdatabasen omedelbart och ur säkerhetskopiorna inom en vecka.
Organisationens händelselogg sparas 730 dagar som standard.

​
Aktivera en lagringspolicy

Lagringspolicyn sätts per arbetsyta.
1

Öppna Inställningar → Preferenser → Lagring

Sidan ligger under Arbetsyteinställningar, på fliken Lagring. Policyn gäller bara den aktuella arbetsytan – andra arbetsytor har sina egna inställningar.
Fliken Lagring under Preferenser med lagringstid och tid i papperskorgen
2

Välj lagringstid

Menyn Radera slutförda dokument styr hur länge slutförda dokument sparas innan de flyttas till papperskorgen:
  • Spara tills vidare (standard) – ingen automatisk flytt
  • 30 dagar, 90 dagar eller 6 månader efter slutförande
  • 1 år, 3 år eller 7 år efter slutförande
Tiden räknas från att dokumentet slutförts.
Menyn Radera slutförda dokument öppen med alla lagringstider
3

Granska hur många dokument som berörs

Innan policyn sparas visas hur många befintliga slutförda dokument den berör, så att du vet vad som kommer att flyttas.
4

Spara

När policyn är aktiv flyttas slutförda dokument till papperskorgen när lagringstiden löpt ut. Den som skapade dokumentet får en avisering när det flyttas, och en påminnelse 7 dagar innan dokumentet raderas permanent.

​
Papperskorgens längd

Hur länge dokument ligger i papperskorgen innan de raderas permanent ställs in separat, i menyn Behåll i papperskorgen på samma flik – mellan 7 och 365 dagar, med 90 dagar som standard. Först när den tiden löpt ut raderas dokumentet permanent.

​
Undanta enskilda dokument – lagringsspärr

Enskilda dokument kan undantas från lagringspolicyn med en lagringsspärr. Ett spärrat dokument påverkas inte av policyn utan sparas tills vidare. Du sätter spärren i dokumentlistan: öppna radens meny på ett slutfört dokument och välj Undanta från lagringspolicy. Samma menyval tar bort undantaget igen.
Radmenyn i dokumentlistan med valet Undanta från lagringspolicy på ett signerat dokument
  • Kräver behörighet att hantera arbetsytans inställningar.
  • Åtgärden loggas i organisationens händelselogg.
Att återställa ett dokument från papperskorgen räcker inte för att undanta det – utan lagringsspärr flyttar policyn dokumentet till papperskorgen igen.

​
Radera ett dokument

Alla dokument kan raderas, oavsett status – även slutförda. Ett raderat dokument hamnar i papperskorgen och kan återställas därifrån så länge det ligger kvar. Se guiden Flytta ett dokument till papperskorgen och återställa det.

​
Radera permanent

Permanent radering kräver två saker:
  1. Dokumentet ligger redan i papperskorgen.
  2. Du har behörigheten Radera dokument permanent – den ingår inte i standarduppsättningen dokumentbehörigheter utan måste tilldelas separat.
Permanent radering tar bort databasraderna, uppladdade filer, den förseglade PDF:en, signeringsintyget och händelseloggen för dokumentet.
Permanent radering går inte att ångra. Dokumentet och alla tillhörande filer försvinner för gott.

​
Via API

  • DELETE /api/v1/documents/{id} flyttar dokumentet till papperskorgen, oavsett status.
  • POST /api/v1/documents/{id}/purge raderar det permanent. Kräver scopet documents:delete och att confirmDocumentId i request-bodyn matchar id:t i sökvägen:

​
Efter permanent radering

Verifieringslänken i den förseglade PDF:en fortsätter att fungera även efter att dokumentet raderats permanent. Den visar att dokumentet har raderats och när, samt PDF:ens SHA-256-kontrollsumma. En motpart som har kvar sin kopia kan ladda upp den och få den kontrollerad mot kontrollsumman. Inga personuppgifter sparas i den posten. Den förseglade PDF:en är dessutom signerad enligt PAdES och validerar fristående – till exempel i Adobe Reader – oberoende av sajn.

​
Läs mer

Papperskorgen

Flytta dokument till papperskorgen och återställ dem.

Verifiera ett dokument

Kontrollera äktheten hos ett signerat dokument.