Sökning och indexering

​

Innan du börjar

• Du är inloggad och har behörighet att hantera arbetsytans inställningar.
• Sökning i dokumentinnehåll kräver Solo eller högre. På Basic är både indexering och AI-tolkning avstängda.
• Inställningarna är arbetsytespecifika — varje arbetsyta har sitt eget sökindex.

​

Steg för steg

1

Öppna AI & Sökning och välj fliken Sökning & indexering

Indexera dokumentinnehåll gör det möjligt att söka inuti signerade dokument. Endast färdiga dokument indexeras — utkast och pågående dokument lämnas alltid utanför. Stänger du av indexeringen raderas inte sparad data automatiskt; använd Radera sökindex nedan om du vill ta bort den.Tillåt AI-tolkning av sökfrågor gör att en fråga i vanligt språk, som “alla avtal som löper ut i mars”, tolkas om till strukturerade filter via en AI-modell. Endast själva sökfrågan skickas till modellen — inget dokumentinnehåll. Brytaren går inte att slå på om AI är avstängt i arbetsytan eller om innehållsindexering är av.

2

Indexeringsstatus — progress, Återindexera och Radera sökindex

Raden visar hur många av arbetsytans indexerbara dokument som är klara, plus eventuella misslyckanden och dokument som saknar textlager, till exempel inskannade PDF:er utan OCR.

• Återindexera — köar om alla indexerbara dokument i bakgrunden. Användbart om du nyss slagit på indexeringen eller om något verkar saknas i sökningen. Knappen är gråad om indexering är avstängd.
• Radera sökindex — tar bort all extraherad text för arbetsytan. En bekräftelseruta visas först. Åtgärden går inte att ångra, men du kan alltid indexera om efteråt så länge indexering fortfarande är på.

3

Dokument i indexet — se och undanta enskilda dokument

Flikarna delar upp dokumenten i Indexerade, Misslyckade, Utan textlager och Undantagna, och sökrutan hittar ett enskilt dokument.Ikonen med det överkryssade ögat längst till höger på en rad undantar dokumentet: det plockas ur indexet och tas inte med igen vid en återindexering. Använd den för dokument som inte ska gå att hitta via fritextsök.

​

Nästa steg