Skicka in dokument via inbox-e-post

​

Innan du börjar

• Du är inloggad och har behörighet att hantera arbetsytans inställningar.
• Inbox kräver Solo eller högre.
• Adresserna är unika per arbetsyta. Listan över tillåtna avsändare gäller däremot hela organisationen – den delas mellan alla arbetsytor.

​

Steg för steg

1

Öppna Inställningar och sedan Inbox

Sidan är uppdelad i tre avsnitt ovanifrån och ned: Tillgängliga e-postadresser, Tillåtna avsändare och Uppladdningshistorik.

2

Tillgängliga e-postadresser – arbetsytans två adresser

Arbetsytan har två färdiga adresser, båda byggda på arbetsytans namn:

• Arkiv – <arbetsyta>[email protected]. Mejl hit skapar arkiverade dokument direkt, lämpligt för färdiga PDF:er som bara ska in i arkivet.
• Skapa – <arbetsyta>[email protected]. Mejl hit skapar utkast som kan redigeras, så att du eller en kollega kan komplettera dokumentet och skicka det för signering.

Kopieringsikonen till höger om en adress lägger den i urklipp – behändigt när du ska lägga in den som vidarebefordringsregel i din mejlklient.Skicka PDF:en som bilaga. Dokumentet får bilagans filnamn som titel; mejlets ämnesrad sparas bara i historiken.

3

Tillåtna avsändare – styr vem som får mejla in

För att inte vem som helst ska kunna skapa dokument i arbetsytan måste avsändaren finnas i listan. Allt annat avvisas och syns som Avböjd i historiken.Du kan lägga till två slags poster:

• En enskild e-postadress, t.ex. [email protected].
• En hel domän med wildcard, t.ex. *@dittforetag.se, för att släppa in alla anställda.

Skriv värdet i fältet och tryck Enter för att lägga till det som en etikett. Klicka på krysset på en etikett för att ta bort den. Ändringen sparas direkt.

Är avsändaren medlem i arbetsytan tilldelas det inkomna dokumentet automatiskt till hen. Annars hamnar det hos organisationens ägare.

4

Uppladdningshistorik – följ vad som hände med varje mejl

Tabellen visar de senaste 100 e-postuppladdningarna till arbetsytans inbox, med kolumnerna Status, Avsändare, Mottagare (vilken av de två adresserna mejlet gick till), Ämne, Dokument och Mottagen.Statusen berättar vad som hände:

• Bearbetad – PDF:en kom igenom och ett dokument skapades. Klicka på namnet i kolumnen Dokument för att hoppa dit.
• Väntar – mejlet är mottaget men bearbetas fortfarande.
• Avböjd – avsändaren saknas i listan Tillåtna avsändare. Lägg till avsändaren om det var legitimt.
• Misslyckad – något gick fel vid bearbetningen, t.ex. en trasig eller lösenordsskyddad PDF.

Sök på avsändare, mottagare eller ämne i fältet uppe till vänster, eller filtrera på status i menyn bredvid. Det är härifrån du felsöker när någon säger “jag mejlade in en PDF men det dök inte upp något dokument”.

​

Nästa steg