Skip to main content
Med datafält lagrar du extra uppgifter på dokument och kontakter – t.ex. Fakturanummer, Avtalsdatum, Projektkod eller Kundnummer. Fälten går att filtrera och rapportera på, och kan användas som variabler i utskick. Fälten hör till arbetsytan. Har organisationen flera arbetsytor har var och en sin egen uppsättning fält.

​
Innan du börjar

  • Du är inloggad och har behörighet att hantera arbetsytans inställningar.

​
Steg för steg

1

Öppna Inställningar och sedan Datafält & taggar

Sidan Datafält & taggar har två flikar: Datafält och Taggar. Fliken Datafält innehåller i sin tur två avsnitt – Datafält och Dokumenttyper.Tabellen listar alla fält som har skapats, med kolumnerna:
  • Fältnamn – namnet du gav fältet. Är fältet säkrat visas ett lås med etiketten Säkrad bredvid namnet.
  • Typ – om fältet gäller Dokument eller Kontakt. Dokumentfält dyker upp när du redigerar ett dokument, kontaktfält på kontaktkortet.
  • Fälttyp – datatypen: Text, Flerradigt text, Nummer, Datum, E-post, Telefon, URL, Ja/Nej, Val från lista eller JSON.
  • Standardvärde och Förhandsvisning – valfri förifyllning och platshållartext.
  • Skapad av och Skapad – vem som lade till fältet och när. Fält som följde med från början står som skapade av System.
Menyn längst till höger på varje rad har Redigera och Ta bort.
Sidan Datafält och taggar med fältlistan och avsnittet Dokumenttyper
2

Lägg till fält öppnar panelen Skapa fält

Panelen har tre fält högst upp:
  • Fältnamn – det du och dina kollegor ser.
  • Tillämpa på – Dokument eller Kontakter. Valet är låst efter att fältet har skapats.
  • Fälttyp – vad som får skrivas in.
Under dem dyker inställningar upp som hör till den valda fälttypen, till exempel Platshållare och Standardvärde.
Panelen Skapa fält med Fältnamn, Tillämpa på och Fälttyp
3

Välj fälttyp

Tio typer finns att välja mellan. JSON visas bara för dokumentfält – väljer du Kontakter försvinner den.
Menyn Fälttyp med tio alternativ
4

Säkrat fält krypterar värdet

Väljer du Flerradigt text kan du slå på Säkrat fält (krypterat). Rutan som dyker upp räknar upp vad det innebär:
  • värdet krypteras i databasen
  • det visas dolt och måste avslöjas manuellt
  • varje visning loggas med användar-ID, IP-adress och tidsstämpel
  • fältet går inte att söka eller filtrera på
Använd det för känsliga uppgifter som personnummer eller interna referenser. Valet går bara att göra när fältet skapas.
Panelen med Säkrat fält påslaget och varningsrutan om vad det innebär
Dokumenttyper i avsnittet under fältlistan är kategorier du sätter på ett dokument. Kopplar du datafält till en typ visas bara de fälten på dokument av den typen. Mallar och dokument utan typ visar alla fält.

​
Så används fälten

Ett fält du har lagt upp dyker upp i panelen Datafält när du öppnar ett dokument eller en mall i redigeraren. Där fyller du i värdet, och värdet kan sedan:
  • skrivas in i dokumentets text som en variabel
  • filtreras och grupperas på i dokumentlistan och i rapporter
  • läsas och sättas via API:et
Vill du sätta värdet programmatiskt? Se Custom Fields för API-anropen.

​
Nästa steg

Fyll i datafälten i redigeraren

Panelen Datafält i dokument- och mallredigeraren.

Taggar

Den andra fliken på samma sida, för fri märkning av dokument och kontakter.